Znaczenie klauzuli 1.3 [Przepływ informacji]
Z mojego doświadczenia związanego ze stosowaniem WK FIDIC wynika, że nikt nie czyta Kontraktu. Dosłownie. Mimo bardzo często rozbudowanego personelu Wykonawcy, Zamawiającego i Inżyniera Kontraktu na palcach jednej ręki można zwykle policzyć osoby które sumiennie przed rozpoczęciem wykonywania swoich obowiązków usiądą z ołówkiem czy zakreślaczem w ręku i przeczytają w całości Kontrakt. Skutkiem tego jest często sytuacja w której Wykonawca wykonuje inne zobowiązanie niż określone w Kontrakcie. Rodzi to dalsze negatywne (szczególnie dla Zamawiającego) konsekwencje, identyfikowane (niestety) dopiero na etapie kontroli porealizacynych. Na domiar złego zdarza się, że osoby pełniący kluczowe funkcje na Kontrakcie nie znają postanowień Warunków Ogólnych (w końcu typowych dla wszystkich Kontraktów). Ich wiedza nierzadko bierze się wyłącznie ze strzępków informacji, które pamiętają ze szkoleń z WK FIDIC.
W przeważającej części Kontraktów pierwszym poleceniem IK z jakim mam do czynienia jest przestrzeganie klauzuli 1.3 [Przepływ informacji]. Ostatnie zdanie tej klauzuli brzmi: Jeśli powiadomienie dla jednej Strony jest wysłane przez drugą Stronę lub Inżyniera, to kopia powinna być wysłana do Inżyniera lub drugiej Strony, zależnie od przypadku. Oznacza to generalny obowiązek przesyłania całej korespondencji do wiadomości podmiotu trzeciego, tzn. jeśli Wykonawca wysyła list Zamawiającemu, to kopia tego listu musi trafić do wiadomości Inżyniera Kontraktu. Jeśli Zamawiający wysyła list do Inżyniera, to kopia tego listu powinna trafić do Wykonawcy, itd. Oczywiście w tym ostatnim przypadku jeśli list dotyczy wyłącznie stosunku między Zamawiającym a IK, dotyczącym usługi Inżyniera Kontraktu (np. raportu z wykonywania zadań IK), pismo nie musi być (a w wielu sytuacjach nie może być) wysłane do wiadomości Wykonawcy.
Brak właściwego przepływu korespondencji związany jest najczęściej z przekonaniem, że skoro IK występuje w imieniu Zamawiającego to pisma powinny być kierowane wyłącznie do IK. Należy jednak pamiętać, że klauzula 1.3 jest w tym zakresie jasna. Ponadto Zamawiający winien być czynnym uczestnikiem Kontraktu (jest wiele postanowień WK, w których to Zamawiający, nie IK podejmuje określone czynności). W Warunkach Kontraktowych FIDIC IK w żadnym wypadku nie zastępuje Zamawiającego w realizacji inwestycji. Owszem, Inżynier wykonuje szereg czynności, które w tradycyjnej umowie o roboty budowlane byłyby przypisane Zamawiającemu. Niemniej jednak Inżynier Kontraktu nie jest Inwestorem Zastępczym.
Odpowiedni przepływ korespondencji jest również ważny z punktu widzenia prawidłowej realizacji projektu. Podstawą zarządzania jest prawidłowy przepływ informacji zapewniający jednakowy poziom wiedzy dotyczącej inwestycji.